El servicio de digitalización de documentos que ofrecen cada vez un mayor número de imprentas y establecimientos similares favorece que, tanto empresas como particulares, consigan tener un acceso más cómodo y rápido a sus archivos.
El proceso de la digitalización
El proceso como tal consiste en convertir documentos presentados en diferentes soportes físicos en imágenes electrónicas o archivos digitales utilizando, principalmente, escáneres especializados y más o menos complejos en función del tipo de documentos con los que se vaya a trabajar.
El objetivo, en definitiva, es preservar éstos de la forma más segura posible y facilitar su recuperación empleando ordenadores o la tecnología requerida para ello o, incluso, sin que sea necesario ningún tipo de hardware especial, como en el caso de los microfilms.
Además, contempla otro tipo de ventajas que lo convierten en uno de los procesos más demandados en multitud de sectores:
- Se pueden someter a este procedimiento todo tipo de documentos, independientemente de su tamaño y soporte –planos, transparencias, negativos, libros, incunables, todo tipo de expedientes, etc.- sin que suponga una pérdida de sus cualidades o de su validez legal.
- Las imágenes digitalizadas pueden reproducirse todas las veces que sea necesario y de forma simultánea e integrarse a cualquier sistema automatizado –por ejemplo, en un correo electrónico- sin que eso suponga una pérdida de calidad. También se mantendrán intactas pese al paso del tiempo, lo que permite preservar el original de cualquier tipo de manipulación o desgaste que pudiera dañarlo.
- Puede controlarse si el acceso a los archivos digitales debe ser público o estar preservado a un grupo restringido de usuarios. Para ello, sólo será necesario establecer algún tipo de clave o que el texto en cuestión se presente encriptado.
- Se reducen notablemente los costes tanto de la manipulación de los documentos originales como de la reproducción de los mismos.
- También se reduce el espacio físico que suele destinarse al archivo de documentos, lo que permite que éste pueda ser empleado con otros fines.